Etiquette Lettre d'affaires

L'étiquette en affaires est fondamentalement concerné par l'établissement de relations fondées sur la courtoisie et la politesse entre le personnel des entreprises. L'étiquette, l'étiquette des affaires et en particulier, est un moyen de maximiser votre potentiel en vous présentant de façon positive.

Rédaction d'une lettre d'affaires n'est pas simplement une question d'exprimer vos idées clairement. La façon dont vous écrivez une lettre et l'étiquette que vous employez peut avoir un impact significatif sur votre succès ou l'échec dans les affaires.

Le non-respect correcte étiquette lettre d'affaires peut vous conduire à l'adoption d'un ton inapproprié, offenser ou malentendus, le manque de clarté ou de but et à l'hostilité ou envenimé les relations.

La fondation de l'étiquette des affaires est bonne lettre "Réfléchissez avant de vous écrire». Vous devriez considérer qui est le lettre est adressée à, comment et pourquoi? Ce sera ensuite influer sur le style, le contenu et la structure.

Ici, nous couvrons quelques-unes des principales questions relatives à l'étiquette des affaires bonne lettre:

S'adressant à la Lettre

Assurez-vous toujours que vous avez orthographié le nom du destinataire correctement. Cela peut paraître simple, mais vous seriez surpris de voir combien de personnes ne parviennent pas à le faire. Le nom du récipiendaire devrait inclure des titres, des honneurs ou des compétences, si nécessaire.

Beaucoup de gens utilisent la formule «Cher Monsieur / Yours Faithfully» quand ils traitent le récepteur. Bien que cela est acceptable pour des questions de routine, il est impersonnelle et ne doit pas être utilisé lorsqu'il s'agit de ceux que vous connaissez, des requêtes ou des plaintes. Avec ces formules de la «Cher Mr.... / Cordialement" devrait être adopté.

Une fois un certain niveau de familiarité est atteint, il n'est pas considéré comme mauvaise étiquette à utiliser des phrases telles que «Cordialement» ou «Tout le meilleur» à la fin de la lettre.

Confidentialité

Si le contenu de la lettre est sensible, personnels ou confidentiels il doit être marqué de manière appropriée. Marquage «confidentiel» de la lettre suffira à mettre en évidence ce fait. Si vous voulez seulement la lettre lue par le récepteur sans l'interception d'un secrétaire ou PA, le marquer comme «privé», «personnel» ou «strictement confidentiel». Si vous avez reçu une telle lettre d'affaires, il est bon ton de rendre la pareille et faire en sorte que toute la correspondance future est maintenu à ce niveau de confidentialité.

Style

Une bonne étiquette de lettre commerciale exige une approche cohérente et claire, combinée avec courtoisie, être employé. En règle générale, visent à maintenir toutes les lettres d'affaires formelle dans le style. Même lorsque le récepteur est familier pour vous, il est conseillé de maintenir un certain niveau de l'étiquette des affaires que la lettre peut être vu par d'autres ou visé par une tierce partie dans le futur.

Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez utiliser des mots longs ou peu de vous exprimer. Cela ressemble simplement étrange et rend la lettre illisible. Il est préférable de lire une première lettre et se demander si vous voulez parler à cette personne face à face de la même manière. Si non, alors il ré-écrire.

Les lettres doivent être signées personnellement. Il ne semble pas professionnel, froid et un peu paresseux, si une lettre est laissée non signé. Cependant, avoir un signe secrétaire ou PA en votre nom n'est pas considéré comme un manquement à l'étiquette des affaires.

Humour

L'humour peut être utilisé dans des lettres d'affaires, mais seulement quand l'écrivain est tout à fait positif le destinataire comprendre la blague ou jeu de mots. Du point de vue l'étiquette des affaires, il peut être sage d'éviter l'humour. C'est parce que tout d'abord, la lettre peut être lue au cours d'une crise, après avoir reçu de mauvaises nouvelles ou à une occasion sombre. Toute autre moment que l'humour peut avoir été apprécié, mais dans ces circonstances, il peut se retourner contre considérablement. Deuxièmement, le mot écrit est ouverte à des interprétations erronées. Votre remarque sarcastique ou ironique ne peut être prise dans le mauvais sens. Troisièmement, il est possible que la lettre peut être lue par un tiers qui peut juger l'humour inapproprié et suite à une plainte d'une certaine sorte.

Répondant

Bonne étiquette lettre d'affaires appelle à lettres à répondu à délai ou dans certaines lignes directrices. Cela peut normalement être considérés comme 5 jours ouvrables. Si ce n'est pas possible, alors une sorte d'accusé de réception doit être envoyée soit par courrier, fax, téléphone ou e-mail.

Toujours utiliser des numéros de référence ou énoncer clairement le but de la lettre dans la partie supérieure, par exemple, «Re: Demande de renseignements Étiquette des affaires de la lettre". Ceci permet au récepteur de retracer la correspondance et se mit immédiatement votre lettre dans un contexte.

Lorsque vous répondez à des points ou des questions de la bonne étiquette est de répondre dans le même ordre que leur a été demandé.

Gérer les conflits

Les lettres sont souvent une arène pour les conflits ou les différends. Même dans ces circonstances, il ya des règles de l'étiquette lettre d'affaires qui doivent être respectés.

Si vous lancez le différend, puis, 1) Expliquer et définir votre cas simplement et clairement à la personne la plus appropriée, 2) Offre de qui peut être exigé par l'autre partie pour répondre aux questions, 3) Indiquez une échelle de temps qui vous s'attendre à une réponse ou que la question soit résolue.

Si vous recevez le différend, puis 1) informer les collègues plus âgés qui peuvent être affectés ou qui peuvent être en mesure d'offrir une assistance, 2) Soumettre toutes les réponses sous forme de projet pour un collègue plus expérimenté de vérifier, 3) Stick à des faits et le fond de le cas et ne permettent pas les émotions de s'impliquer, 4) Soyez poli, patient et courtois.

Utilisation de l'étiquette des affaires dans tous les domaines et en particulier dans les lettres d'affaires sera de vous assurer de communiquer efficacement, éviter les malentendus et de maximiser votre potentiel d'affaires....